Comment choisir la meilleure imprimante pour votre entreprise?

Comment choisir la meilleure imprimante pour votre entreprise

Il n'est pas facile de choisir la meilleure imprimante pour votre entreprise. Entre les spécifications techniques complexes et les dizaines de modèles disponibles, l'achat d'un nouvel appareil peut sembler insurmontable. Il est pourtant important de trouver l'appareil qui correspond le mieux à vos besoins et, avec un peu de préparation, vous pouvez économiser de l'argent non seulement sur l'imprimante elle-même, mais aussi sur les consommables et les réparations au fil du temps. Voici comment commencer :

1 - Analysez vos besoins.

Le volume de vos impressions n'est que la première question que vous devez vous poser. Ce que vous imprimez et le nombre de vos employés qui imprimeront à partir de chaque unité d'impression sont des considérations importantes auxquelles vous devez répondre avant de commencer à chercher de nouveaux modèles. Voici quelques questions de base que vous devez vous poser :

Au-delà de l'impression de bureau quotidienne standard, quelle est la quantité d'impressions supplémentaires que vous effectuez ? La plupart des imprimantes d'aujourd'hui sont conçues pour gérer la copie, la télécopie, la numérisation et l'envoi de documents par courrier électronique, vous devez donc garder cela à l'esprit.
Quel type de document imprimez-vous le plus ? Avez-vous besoin d'une impression en couleur dans le cadre de vos activités professionnelles quotidiennes, ou pouvez-vous vous contenter du noir et blanc ?
Votre imprimante sera-t-elle mise en réseau entre plusieurs employés ou un seul ? Pouvez-vous économiser de l'argent en choisissant une seule imprimante à haut rendement plutôt que de vous contenter de plusieurs imprimantes individuelles ?
Quel est l'espace dont vous disposez pour travailler ? Les petites entreprises fonctionnent souvent dans de petits espaces, il est donc important de se rappeler que certaines imprimantes sont simplement plus grandes que d'autres.
Une fois que vous avez examiné le type d'impression que vous faites, vous êtes prêt à commencer à chercher. Décortiquons la terminologie et les caractéristiques associées aux imprimantes pour vous aider à déterminer le type d'imprimante qui convient à vos besoins.

2 - Noir et blanc ou couleur.

La première décision que vous devrez prendre est de savoir si vous avez vraiment besoin d'imprimer en couleur ou non. La plupart des impressions de bureau se font en noir et blanc, ce qui explique la popularité des imprimantes laser. Si vous imprimez principalement des documents texte, les imprimantes laser sont plus rapides et moins chères par impression en noir et blanc que leurs homologues à jet d'encre. C'est particulièrement vrai si vous recherchez une imprimante bon marché et à faible consommation - les imprimantes à jet d'encre bon marché nécessitent plus d'encre, ce qui peut rapidement faire grimper les coûts si vous imprimez beaucoup.

Si vous imprimez régulièrement des graphiques et des brochures en couleur, une imprimante laser couleur sera votre meilleure option. Les imprimantes laser couleur produisent des images aux couleurs vives qui, sans être de qualité photo, sont rapides et efficaces.

Les imprimantes à jet d'encre sont idéales pour les photographes et les entreprises qui n'impriment pas beaucoup. Elles créent des images de haute qualité et peuvent être plus abordables que les imprimantes laser.

3 - Multifonction ou fonction unique.

Les imprimantes font plus aujourd'hui que par le passé. Votre imprimante peut se connecter sans fil, copier, numériser, imprimer, envoyer des courriels... la plupart des tâches essentielles de votre bureau peuvent être effectuées en un seul endroit, par un seul appareil. Des appareils multifonctions abordables sont disponibles avec des fentes USB pour imprimer directement des documents.

Mais que faire si vous voulez une imprimante qui ne fait qu'imprimer ? Si vous n'avez pas besoin de toutes les cloches et de tous les sifflets, vous pouvez obtenir une imprimante simple qui répondra à vos besoins. Cela signifie que vous ne payez pas pour quelque chose que vous n'utiliserez pas. De plus, il y a moins de pièces mobiles qui peuvent tomber en panne et nécessiter un entretien.

4 - N'oubliez pas le cycle de fonctionnement.

Le cycle d'utilisation est le nombre de pages par mois que votre imprimante est conçue pour produire en toute sécurité. Ce nombre est relatif et conçu pour vous donner une idée générale de ce que votre imprimante est conçue pour gérer. Si vous imprimez plus que le cycle d'utilisation, votre imprimante risque de tomber en panne plus tôt et plus souvent. C'est particulièrement important pour les utilisateurs qui impriment beaucoup de pages par mois, car vous pouvez avoir besoin d'une imprimante à volume plus élevé pour éviter des problèmes permanents. Par ailleurs, si vous n'imprimez régulièrement qu'environ 1 000 pages par mois, il est peu judicieux d'investir dans une imprimante capable d'en produire 5 000 (ce qui coûtera probablement plus cher).

5 - Coût de l'encre.

En règle générale, plus votre imprimante est bon marché, plus vous dépenserez d'argent pour l'encre. Les imprimantes bon marché sont conçues pour des utilisateurs qui n'impriment pas beaucoup. Par conséquent, l'imprimante la moins chère n'est souvent pas l'option la plus économique si vous imprimez régulièrement.

La plupart des fabricants d'imprimantes indiquent un prix par page dans la liste des spécifications de l'imprimante. La comparaison de vos besoins d'impression mensuels et du cycle d'utilisation de l'imprimante avec le prix par page est une ressource précieuse pour choisir l'imprimante adaptée à vos besoins.

En règle générale, les imprimantes laser produisent plus de pages par cartouche d'encre pour un prix inférieur à celui des imprimantes à jet d'encre. Les cartouches de toner peuvent contenir suffisamment d'encre pour un millier de pages ou plus, alors que les cartouches à jet d'encre XL, même à haut rendement, se limitent généralement à six ou sept cents pages avant la prochaine recharge. Dans les deux cas, le choix de cartouches d'encre compatibles provenant d'une source réputée peut vous permettre d'économiser rapidement beaucoup d'argent. Elles impriment aussi bien que les cartouches de marque, mais coûtent souvent moitié moins cher.

6 - Tenez compte de la vitesse d'impression.

Il n'est pas bon d'attendre que votre imprimante termine un travail. Il est important de choisir une imprimante capable de répondre à vos besoins, surtout si plusieurs employés travaillent en réseau sur la même unité. Les fabricants indiquent le nombre de pages par minute (PPM) dans les spécifications de chaque modèle pour vous donner une idée de la vitesse d'impression. En règle générale, les imprimantes laser travaillent environ deux fois plus vite que les imprimantes à jet d'encre, mais cet écart se réduit au fur et à mesure que les technologies s'améliorent.

7 - Tenez compte du coût des pièces de rechange.

Anticipez l'usure de votre imprimante en examinant le coût des pièces de rechange. Dans de nombreux cas, le remplacement des têtes d'impression et des tambours peut coûter aussi cher que le remplacement de l'unité, surtout lorsqu'il s'agit d'imprimantes à haut rendement. Faites attention au coût de tous les consommables, pas seulement de l'encre de l'imprimante !

8 - Capacités Wi-Fi et Smartphone.

Presque toutes les imprimantes actuelles sont équipées d'une connectivité Wi-Fi. Choisir un appareil qui peut se connecter sans fil, c'est ajouter la possibilité de stocker votre imprimante dans des endroits plus pratiques et de la mettre en réseau entre plusieurs employés. Les imprimantes les plus récentes sont souvent dotées d'un logiciel qui facilite la connexion à partir de la technologie mobile. Comme les tablettes et les téléphones deviennent une pièce plus importante du puzzle de l'entreprise, investir dans une imprimante qui peut facilement s'y connecter vous donne une longueur d'avance (même si vous n'utilisez pas beaucoup le mobile pour le moment).

9 - Lisez les critiques.

Parfois, une unité d'impression a l'air très bien sur le papier, mais ne fonctionne pas bien dans le monde réel. La lecture des critiques est un moyen rapide et facile de se faire une idée de la qualité de l'appareil que vous envisagez d'acheter. Un petit effort supplémentaire peut vous éviter de gros maux de tête à long terme.

Enfin, si vous avez du mal à choisir entre différents besoins, achetez deux imprimantes. Parfois, l'achat de deux ou trois imprimantes abordables répondant à vos besoins spécifiques peut s'avérer moins coûteux à long terme. De plus, vous serez plus satisfait des résultats. Bonne impression !