COMMENT ECONOMISER SUR VOTRE BUDGET IMPRESSION ?

Que ce soit à titre particulier ou dans une entreprise, les coûts d'impression peuvent représenter un poste important. On estime que 1 à 3% du chiffre d'affaires annuel des entreprises est consacré au poste impression*1. Entre les frais liés à l'achat de papier et de l'encre et ceux consacrés à l'électricité, il est néanmoins possible de réaliser des économies de taille en suivant quelques bonnes pratiques.

 

Réaliser un audit de vos besoins et matériels

 

La première étape pour économiser sur votre budget impression consiste à auditer votre parc d'impression. Vous évaluerez le nombre d'imprimantes en place, quelles sont les machines qui sont défectueuses, quelles sont celles qui sont les plus gourmandes en papiers ou en toners d'impression, le nombre de pages imprimées par mois et d'autres paramètres tels que les besoins réels des collaborateurs ou leurs habitudes de travail.

 

Vous pourrez ainsi identifier les produits obsolètes, chiffrer le coût de remplacement de votre matériel au prix le plus juste, et plus globalement rationaliser votre parc, avec par exemple la centralisation des impressions sur des systèmes multifonctions ou l'externalisation de ces impressions auprès d'un fournisseur dédié.

 

Rationnaliser votre parc d'impression. 

Surcoût, rendement faible, frais de réparation, ... les imprimantes individuelles sont souvent une source importante de dépenses inutiles pour l'entreprise. Il est souvent avantageux de les remplacer par des imprimantes multifonctions partagées entre plusieurs collaborateurs. De nombreux modèles sont disponibles qui permettent de répondre à un grand nombre de besoins tout en utilisant des consommables à haute rentabilité. 

Il est également important de vérifier le coût d'utilisation de votre matériel et d'évaluer le prix des cartouches d'encre en même temps que celui de l'imprimante. Vous pourrez également choisir des imprimantes peu énergivores. Un appareil qui demande moins d'énergie pour imprimer, pour chauffer ou faire tourner ses consommables vous fera gagner de l'argent. 

Pensez également à installer si besoin des logiciels spécialisés. De nombreuses marques proposent des logiciels dédiés à la gestion de votre parc d'impression. Vous pourrez ainsi suivre en temps réel la consommation d'encre ou de toner, la proportion de pages en couleur ou noir et blanc, le nombre de pages imprimées, ou encore fixer des quotas d'impression par services. 

Cette rationalisation doit se faire en fonction de vos besoins. Par exemple, si vous réalisez peu d'impressions, les imprimantes à jet d'encre sont les plus intéressantes en termes d'économies mais elles seront moins rapides que les imprimantes laser, et donc moins avantageuses si vos collaborateurs impriment beaucoup de documents. 

De même, le type de cartouches que vous achetez est à prendre en compte. Il vaut souvent mieux privilégier les cartouches individuelles qui seront plus rentables à l'usage. Vous pourrez optimiser l'utilisation de chaque couleur et les changer selon vos besoins, au contraire des cartouches uniques qui doivent être remplacées même si toute l'encre de couleur n'a pas été employée.

 

Enfin, pour vos besoins d'impression interne, optez pour du papier recyclé. Ce type de papier est souvent moins cher que le papier standard et vous ferez, en plus, une bonne action environnementale.

 

Formez vos collaborateurs aux bonnes pratiques.

 

Dès lors que vous disposez d’un équipement adéquat, formez vos collaborateurs à quelques bonnes pratiques qui seront sources d'économies. Vous pouvez par exemple prendre la bonne habitude d'imprimer en recto/verso ou de recycler le papier. A quoi bon jeter une feuille de papier sur laquelle vous aurez imprimé une à deux lignes de mémo ? Réutilisez-la. De même, briefer vos collaborateurs pour qu'ils n'impriment qu'en cas de besoin. De nombreuses impressions inutiles pourront ainsi être évitées. 

Vous pourrez également diffuser dans votre entreprise des informations utiles telles que le fait qu'une imprimante consomme de l'électricité et qu'il vaut mieux éviter de l'éteindre et de la rallumer trop souvent. De plus, faire toutes ses impressions en une seule fois économise de l'énergie mais également de l'encre car l'imprimante en consomme davantage au démarrage.

 

Par ailleurs, il sera très utile de prendre l'habitude d'éviter de copier et coller un contenu depuis les navigateurs web pour l'imprimer à partir d'un logiciel de traitement de texte. Généralement, ce type de copié-collé entraîne la perte de plusieurs d'informations (photos, format de l'article, règles typographiques, etc) et cela entraine une impression peu satisfaisante au niveau de la lecture, ainsi qu'une surconsommation de papier si l'on veut obtenir un bon rendu.

 

Pour finir, ajoutons que d’autres bonnes pratiques pourront également être mises en place dans l’entreprise, telle qu'une maintenance en continu de vos machines qui vous permettra d'avoir toujours à disposition un matériel fiable, économe, et durable.

 

 

*1source : cabinet IDC.

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