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Comment choisir une imprimante et un copieur ?
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Imprimantes
Pour la plupart des entreprises, choisir une imprimante ou un copieur numérique revient à une seule variable: le coût.
Choisir l’option la moins chère peut sembler une bonne idée à court terme, mais cela comporte généralement un risque ou un coût quelconque: l’équipement ne fonctionne peut-être pas correctement ou n’offre pas les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Souvent, il vaut mieux dépenser un peu plus pour obtenir l’imprimante et / ou le copieur dont vous avez besoin, mais par où commencer?
Commencez par évaluer vos besoins d'impression et de photocopie
L'un des principaux problèmes des entreprises en matière d'imprimantes numériques et / ou de photocopieurs est le manque de compréhension.
Par exemple :
- Comment les solutions actuelles sont-elles utilisées dans l’ensemble de l’entreprise?
- Quels sont les consommables utilisés par les imprimantes / copieurs?
- De quelles fonctions d'imprimante les équipes de l'entreprise ont-elles besoin?
- Quelle est la capacité d’impression ou de copie?
- Combien de fois y a-t-il des retards dans le cycle d'impression?
Répondre à ces questions aidera à déterminer le type d’imprimante à acheter.
Effectuer un audit d'impression
Pour obtenir des réponses aux questions ci-dessus, vous devez procéder à un audit impression Un audit impression vous permettra d'identifier où :
- les coûts peuvent être réduits
- déterminer quelles exigences doivent être remplies et prévoir les besoins futurs (ce qui est particulièrement important pour une entreprise en croissance).
- Les autres facteurs à évaluer comprennent la compréhension de ce qui doit être imprimé ou copié (et à quelle vitesse), du nombre d'imprimantes et / ou de photocopieurs nécessaires et des fonctions à mettre à niveau.
En outre, connaître le nombre de copies imprimées ou copiées chaque mois vous permettra de sélectionner les cartouches d'encre ou de toner de la bonne taille. Cela vous donnera également une bonne idée du moment où les cartouches doivent être remplacées (pour vous faire gagner du temps et de l’argent).
Sans cette information, il sera difficile de calculer le coût réel de l’impression ou de la copie au bureau.
Découvrez le marché des imprimantes
Les imprimantes numériques et les photocopieurs sont dotés de nombreuses fonctionnalités: cryptage des données, impression sans fil, connectivité Ethernet, etc., mais vous ne devriez en examiner les caractéristiques qu'après avoir évalué vos besoins.
Par exemple, si la sécurité est une préoccupation majeure de votre entreprise, le choix d’une imprimante ou d’un copieur offrant une fonction d’impression / copie d’ID et de reconnaissance du pouce contribuera à prévenir le vol de documents.
Commencez donc par rechercher soigneusement les solutions disponibles. Vérifiez si les fonctionnalités qu’ils offrent sont adaptées aux besoins de votre entreprise (maintenant et à l’avenir) et à partir de là.
N'oubliez pas: les imprimantes et les copieurs offrent plus que la simple possibilité d'imprimer et de copier des documents. Réfléchissez à la manière dont leurs caractéristiques et fonctions peuvent être exploitées pour améliorer vos processus de documentation actuels!
Les marques les plus connues :
Vous trouverez ci-dessous la liste des marques d'imprimantes les plus connues :
