Le rôle des machines à affranchir à l'ère du numérique

Alors que l'ère numérique continue de changer la façon dont nos vies se déroulent, vous pouvez vous demander si les machines à affranchir ont encore un rôle à jouer. Peut-être que vous aimez l'idée d'affranchir votre courrier au lieu d'utiliser des timbres. Mais vous vous demandez combien de temps vous pourrez encore le faire. À l'ère numérique d'aujourd'hui, au rythme rapide, existe-t-il encore une place pour les machines à affranchir? Absolument. Ces machines constituent depuis longtemps un moyen pratique d'affranchissement automatique des colis et des lettres, et elles sont toujours très appréciées des entreprises. Après tout, quoi de plus pratique que d'avoir son propre mini-bureau de poste et un qui fonctionne 24h / 24 et 7j / 7?

Mais avec la baisse des volumes de courrier postal, vous pensez peut-être qu'il est temps de dire adieu aux machines à affranchir dignes de confiance. Pas si vite. Voici un aperçu de comment et pourquoi les machines à affranchir ont encore un rôle à jouer dans la société moderne.

Qu'est-ce qu'une machine à affranchir?

Imaginez ne jamais avoir à faire la queue au bureau de poste pour envoyer une lettre ou un colis. Les machines à affranchir sont la solution à ce que beaucoup de gens considèrent comme un inconvénient. Il s'agit d'une machine conçue pour payer les frais de port à l'avance. Il pèse la lettre et vous fournit un affranchissement précis en fonction du poids.

Les bureaux et les grandes entreprises bénéficient grandement de ces machines en raison de leur commodité et de leur précision. Imaginez que vos employés attendent régulièrement au bureau de poste pour envoyer du courrier. Avec ces machines, vous pouvez vous assurer que cela n'arrive jamais.

Brève histoire des machines à affranchir

En 1884, Engle Frank Mussler a inventé la première machine pour résoudre de nombreux problèmes de sécurité des postes dans les nombreux systèmes postaux européens. Il était courant à l'époque que les lettres et les colis soient égarés ou perdus pendant le trajet vers leur destination. Le premier obstacle à la livraison du courrier était de savoir comment payer le montant approprié des frais de port. Frank Mussler a appelé sa première machine à affranchir des timbres-poste, et il l'a d'abord présentée à l'Exposition universelle en Allemagne.

 Quelques années plus tard à Chicago, Arthur Pitney a travaillé sur un produit similaire. Sa machine, la Pitney Post Machine, a obtenu un brevet en 1902. La société d'Arthur est devenue l'American Postage Meter Company. Peu de temps après son invention, les concurrents ont commencé à créer leurs propres dispositifs d'affranchissement. Bien que révolutionnaires, les premières machines présentaient quelques inconvénients. Pour commencer, ils devaient être actionnés manuellement à l'aide d'une manivelle.

 En raison de la nature des colorants, les gens peuvent les altérer et modifier le prix de l'affranchissement. Bien sûr, il n'a pas fallu longtemps pour que l'amélioration de ces machines empêche la falsification. De nos jours, ces machines sont numériques et font partie intégrante du système de poste.

Comment fonctionne l'affranchissement?

Affranchir une lettre, c'est payer pour cela. Alors, comment fonctionne l'affranchissement? Le processus global est simple, bien que certaines fonctions varient en fonction de la sophistication de chaque machine. Vous pouvez amener vos employés de bureau à envoyer des messages francs en quelques étapes simples.

Pesez le colis: chaque machine doit avoir une balance intégrée. Placez la lettre sur la balance et vous devriez obtenir le poids exact pour déterminer la quantité d'affranchissement dont vous aurez besoin.

Taille de la lettre et service requis: Dans cette étape, vous déterminerez le type de service dont vous aurez besoin et la taille de l'enveloppe ou du colis.

Message d'entreprise: si vous êtes une entreprise, vous pouvez inclure votre logo ou un message spécial sur l'enveloppe afin que les gens puissent identifier votre entreprise. Tapez-le simplement sur la machine à affranchir et le message sera imprimé sur l'enveloppe.

Calculer les frais de port: non seulement l'affranchissement vous donnera un affranchissement précis, mais il vous donnera également un rabais. 

Imprimez-le sur l'enveloppe: Une fois vos sélections effectuées, vous êtes prêt à imprimer l'enveloppe. Placez-le dans la fente appropriée et appuyez sur imprimer.

Le produit fini sera une enveloppe qui aura la date, un affranchissement précis, le logo et le message de l'entreprise et un code unique.

Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à regarder notre vidéo Youtube sur le sujet:

Les avantages des machines à affranchir 

Il ne fait aucun doute que les volumes de courrier physique diminuent, mais nous sommes loin de voir la disparition totale du courrier postal traditionnel. Et tant que le courrier reste un moyen de communication pertinent, votre entreprise doit veiller à l'exécuter de la manière la plus professionnelle et la plus rentable possible surtout en utilisant les cartouches NEOPOST ou PITNEY BOWES de YOU-PRINT.

C’est là que les machines à affranchir entrent en jeu. Contrairement à la croyance populaire, il n’est pas nécessaire d’exploiter une salle de courrier industrielle pour une machine à affranchir pour avoir un bon sens commercial. Les machines à affranchir peuvent aider les entreprises de toutes tailles à augmenter leur productivité, leur efficacité et à améliorer leurs résultats.

Les machines à affranchir vous font économiser de l'argent

Commençons par l'avantage le plus évident de l'installation d'une machine à affranchir: c'est moins cher. Le courrier affranchi coûte moins cher à envoyer que le courrier timbré - seulement 0.85 € pour une lettre verte. Même si vous n'envoyez que 100 lettres par semaine, cela représente bientôt une économie de plus de 400 € tout au long de l'année.

Les machines à affranchir vous font gagner du temps

Non seulement l’affranchissement est beaucoup plus rapide que l’application manuelle de timbres, mais comme tous vos affranchissements sont imprimés en interne, vous aurez besoin de beaucoup moins de déplacements au bureau de poste. De plus, les machines à affranchir peuvent être rechargées 24h / 24 et 7j / 7, vous n'êtes donc jamais à la merci des heures d'ouverture des bureaux de poste. 

Les machines à affranchir sont plus professionnelles

Chaque communication client est une publicité pour votre entreprise. Que vous envoyiez une facture, un relevé, un rappel ou une invitation, l'enveloppe est la première chose que vos clients verront. Non seulement le courrier affranchi dégage une image plus professionnelle, mais de nombreuses machines à affranchir vous donnent la possibilité d'imprimer de courts messages promotionnels à côté de la marque postale ou même le logo de votre entreprise grâce à la flamme publicitaire.

Les machines à affranchir éliminent les erreurs d’affranchissement

Comme les machines à affranchir sont équipées d'une balance intégrée, vous pouvez être sûr que les frais de port que vous payez sont exactement ce dont vous avez besoin. Il est révolu le temps de coller sur plusieurs timbres de quantités variables qui totalisent généralement plus que nécessaire! 

Les machines à affranchir sont plus sûres - Les timbres-poste sont l'un des articles de bureau les plus volés. En revanche, les machines à affranchir peuvent être équipées d'un code PIN de sécurité, ce qui signifie qu'elles ne peuvent être utilisées que par des membres du personnel autorisé. 

Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux avantages que les machines à affranchir peuvent offrir à votre entreprise.

Comment commencer à affranchir?

Voici les cinq erreurs de machine à affranchir que les gens font souvent :

1. Mauvais article. Bien qu'il soit peu probable que vous laissiez votre main dans la fente et que vous la franchissiez par accident, il peut y avoir une occasion étrange où vous affranchirez le mauvais article par erreur. Dans ce cas, il n'y a aucun remboursement… désolé.

2. La mauvaise date. Si vous affranchissez votre courrier avec une date incorrecte, inscrivez simplement l'erreur dans l'encre vierge uniquement, puis modifiez la date sur la machine à affranchir et définissez l'affranchissement sur zéro. Réaffranchissez ensuite au verso de l'enveloppe, ou affranchissez une étiquette, mais ne couvrez pas le timbre-poste original, juste la date incorrecte.

3. J'ai raté le dernier message. Si vous manquez le dernier message, suivez simplement la même procédure en affranchissant avec la date de publication des jours suivants. Ou si c'est urgent, vous pouvez utiliser une enveloppe de publication tardive, mais elle ne peut pas être utilisée pour plus de 30 lettres. Ce courrier peut être placé dans une boîte aux lettres qui peut avoir une heure de collecte ultérieure.

4. Trop peu d'affranchissement. Vous n'avez pas payé suffisamment d'affranchissement? À l'occasion étrange, cette erreur se produit, ajoutez un autre franc avec la différence dans le coin inférieur gauche. Ou affranchissez une étiquette avec le montant supplémentaire et placez-la sur l'enveloppe à gauche de la marque d'affranchissement d'origine, de façon à ce que le montant supplémentaire soit clair.

5. Trop d'affranchissement. Ne le postez pas sauf si vous n’exigez aucun remboursement. 

Avez-vous préparé correctement votre courrier affranchi?

Lorsque vous utilisez une machine à affranchir, il est important que vous prépariez correctement votre courrier sortant afin qu'il soit affranchi au prix correct et au service souhaité. Cela garantit qu'il a atteint sa destination à temps.

L'impression d'affranchissement doit être à l'encre bleue. Le passage du rouge au bleu a été mis en place il y a quelques années par La poste. L'impression affranchie doit être en haut de votre article, positionnée sur le côté droit. Il doit être clair et lisible pour que les scanners de La poste traitent correctement le courrier.

Courrier sortant

Votre courrier sortant doit également être affranchi avec la bonne date. N'oubliez pas que si nécessaire, vous pouvez post dater votre courrier, mais il doit être affiché le jour où il est posté. Assurez-vous toujours que votre machine à affranchir est sur 0,00 € avant de commencer à affranchir. Si un affranchissement incorrect a été appliqué, cela peut entraîner un sous-paiement ou un trop-payé et des frais supplémentaires peuvent être appliqués.

Votre courrier arrivera toujours plus rapidement à destination si vous suivez les instructions ci-dessus et prenez le temps de préparer correctement votre courrier. Vous pouvez lire plus d'informations sur l'affranchissement de votre courrier correctement sur le site laposte.fr.

Pourquoi les machines à affranchir sont toujours vitales pour les PME?

Il y a des années, voire des décennies, vous pensiez probablement que l'affranchissement de votre courrier coûterait moins cher que son affranchissement. Et depuis lors, vous avez probablement constaté des économies considérables de première main en les utilisant. En plus de cela, vous aimez l'image professionnelle que votre machine à affranchir vous aide à projeter sur chaque enveloppe. De plus, vous n'avez pas à vous soucier de chercher dans les tiroirs pour trouver des timbres, ou de faire la queue à votre bureau de poste local pour acheter plus lorsque vous en manquez. Lorsque vous essayez de gérer votre courrier sortant, vous vous rendez compte que rien ne vaut votre machine à affranchir. Rien.

Les avantages de la location d'une machine à affranchir

Le principal avantage du crédit-bail est bien sûr qu'il n'y a pas de grosse dépense initiale pour le client, mais n'oubliez pas que vous avez un intérêt supplémentaire à long terme. Un autre avantage supplémentaire de la location d'une machine à affranchir est qu'à la fin de la période de location, vous pourrez optez pour une machine à affranchir plus récente.

Comment changer la cartouche d’une machine à affranchir?

Nous allons voir les différentes étapes pour changer une cartouche d'une machine à affranchir.

1. Pour commencer, appuyez sur le bouton «Menu» (ou similaire) de votre machine à affranchir

2. Sélectionnez «Fonctions d'encre» (ou similaire) et choisissez «Remplacer la cartouche d'encre»

3. Ouvrez le capot supérieur de la machine à affranchir et localisez la tête d'encre

4. Appuyez sur le haut du loquet de la cartouche d'encre

5. Inclinez la cartouche d'encre vers vous et retirez-la. Jeter l'ancienne cartouche

6. Retirez la cartouche de remplacement de son emballage, assurez-vous de retirer le ruban de protection du bas de la cartouche

7. Inclinez la nouvelle cartouche vers vous et insérez-la dans la tête d'impression. Redressez la cartouche pour qu'elle soit droite

8. Assurez-vous d'appuyer fermement sur le loquet de la cartouche jusqu'à ce qu'il soit verrouillé en place

9. Fermez le capot supérieur et appuyez sur Entrée

10. Faites un test d'impression pour confirmer la qualité de l'encre